Agente admninistrative ou agent administratif au service d'urbanisme et environnement

HORAIRE

SALAIRE

FIN DE L'AFFICHAGE

TA CONTRIBUTION

• Accueillir les visiteurs et recevoir les appels téléphoniques, courriels et répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service concerné ou communiquer les messages aux personnes jugées aptes à répondre;
• Quotidiennement, dépouiller, distribuer et poster le courrier standard du service;
• Saisir, mettre en page, réviser et photocopier ou numériser la correspondance, dépliant d’information, règlements d’urbanisme et autres documents du service;
• Rédiger la correspondance de routine et les avis d’infractions;
• Transmettre de l’information aux citoyens via certains moyens de communication (dépliant, moniteur TV etc);
• Remplir les demandes de biens et services et en assurer le suivi auprès du Service des achats;
• Tenir à jour l’inventaire des fournitures de papeterie et commander le matériel requis;
• Encaisser les revenus du service, émettre les reçus et préparer les bordereaux de dépôt et les documents pertinents pour la facturation par le Service de la trésorerie;
• Tenir et balancer une petite caisse;
• Compiler et saisir diverses informations, préparer et transmettre les rapports hebdomadaires et mensuels requis, statistiques et tableurs aux instances gouvernementales concernées et autres; 
• Assurer un suivi du traitement des requêtes des citoyens;
• Quotidiennement répartir équitablement les plaintes, demandes d’information et demandes d’accès à l’information, reçues par téléphone, par courriel et en personne;
• Collaborer avec le Service du greffe pour différentes requêtes des citoyens;
• Tenir à jour les différentes listes et registres utilisées ou devant être produites par le service; 
• Effectuer les recherches concernant les propriétés à l’aide des logiciels appropriés, des matrices graphiques, des cahiers civiques et cartes informatisées;
• Assigner le traitement des demandes de permis et certificats aux inspecteurs en bâtiment et en environnement et s’assurer en tout temps d’une répartition équilibrée des effectifs affectés au travail de bureau et aux activités d’inspection;
• Transmettre aux divers services publics (Hydro-Québec, Gaz Métro, Télébec, etc.) et aux services municipaux concernés les informations relatives aux changements de numérotation civique; 
• Recevoir et vérifier les feuilles de temps des employés, acheminer les documents au Service de la trésorerie après signature par le supérieur;
• Convoquer les réunions des comités dont ses supérieurs ont la responsabilité, préparer les documents requis et assurer l’organisation matérielle;
• Voir au classement papier et informatique, à la mise à jour et à la disposition des plans, documents et dossiers du service en conformité avec le plan de classification en vigueur;
• Connaître et agir en conformité avec la politique en santé et sécurité au travail ainsi que le programme de prévention;
• Maintenir à jour ses connaissances des logiciels utilisés dans le cadre de son travail;
• Initier, lorsque nécessaire, le personnel moins expérimenté;
• Apporter un soutien administratif aux différents intervenants du service;
• Accomplir toute autre tâche que pourrait lui demander son supérieur immédiat.

 LA CANDIDATE OU LE CANDIDAT QUE NOUS RECHERCHONS DOIT:

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation jugée équivalente;
• Avoir une expérience pertinente d’au moins trois (3) ans dans le domaine;
• Avoir une bonne capacité de production à la saisie et posséder une bonne connaissance de la Suite Office et d’Internet;
• Être autonome, avoir de l’entregent et de l’initiative;
• Maîtriser parfaitement la langue française;
• La connaissance de l’anglais constitue un atout.